Recomendaciones para reuniones de trabajo online

Las conferencias web son una manera estupenda para que los negocios de cualquier tamaño garanticen una colaboración eficiente entre colegas y clientes. Con poco más de un navegador y una webcam, TeamViewer transforma una computadora en un lugar de reunión online que integra vídeo, audio y con el que se puede compartir la pantalla. TeamViewer Meeting permite a los usuarios mantener reuniones cara a cara con un equipo disperso en diferentes ubicaciones, organizar ventas o demostraciones con clientes lejanos o llevar a cabo formaciones virtuales desde cualquier lugar, ya sea en casa o en la oficina.

Las conferencias web son una solución esencial para negocios modernos, que además de reducir los gastos, permiten ahorrar el tiempo perdido en los viajes de negocios. Colaborar a distancia con cualquier equipo internacional sin dejar la oficina y perder menos tiempo en las salas de espera de los aeropuertos, y así poder consagrar más tiempo a otros proyectos o a la familia.    

Aquí te mostramos algunos consejos para organizar reuniones online y aprovechar al máximo la colaboración virtual

Haz sesiones cortas e interesantes:

La capacidad de atención de las personas es menor cuando te encuentras en línea, así que es aconsejable hacer reuniones de 45 minutos como máximo. Es mejor hacer varias series de reuniones específicas que una reunión larga e improductiva.

Empieza y acaba a tiempo:

 Ten en cuenta las diferencia horaria en función de las zonas, lo que querrá decir que algunos participantes tendrán la reunión muy temprano y otros tarde. Respeta su tiempo siendo puntual.

Dispón de una agenda:

 Saber lo que quieres tratar con anticipación hará tu participación y tu sesión mucho más productivas. Comparte la agenda previamente por email junto con información complementaria guardándolo todo en el mismo sitio.

Usa la tecnología adecuada:

La tecnología debe facilitar la comunicación, no frustrarla. Usa una solución sencilla de conferencias web, como TeamViewer Meeting, es accesible para el usuario y no requiere ningún software especial para la instalación.

Comunica de forma clara:

 Para muchos participantes, el idioma de la reunión puede no ser el suyo, así que habla despacio y haz pausas para preguntas y dudas. Utiliza todas las herramientas y posibilidades que te da hacer una presentación, compartiendo diapositivas y gráficos con el grupo. 

Evita las distracciones con la interacción:

 Los participantes pueden estar tentados en pasar el tiempo limpiando su bandeja de entrada de correo durante la reunión u otro tipo de actividad que los distraiga, así que haz preguntas con frecuencia para que se interesen en prestar atención, sobre todo a aquellas personas que parezcan no mostrar mucho interés.

Reserva tiempo para  una tanda de preguntas:

 Una reunión en línea no es un webinar. Utiliza las funciones de chat para guardar las preguntas y exponerlas en el momento más adecuado.